Proforma Invoice là gì? Thông tin chi tiết về Proforma invoice

Proforma Invoice là gì? Hãy theo dõi bài viết dưới đây, Expander Logistics sẽ cung cấp thông tin về Proforma Invoice, bao gồm định nghĩa và mục đích sử dụng của nó so với Commercial Invoice. Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp mới chuẩn bị tài liệu trong quá trình thông quan và giao thương. 

Proforma Invoice là gì

Proforma invoice là gì? Các thông tin trên Proforma invoice

Proforma invoice là gì?

Proforma Invoice, hay PI, thường được hiểu là hóa đơn chiếu bạ hoặc hóa đơn chiếu lệ. Đây là phiên bản nháp của hóa đơn chính thức đối với các lô hàng. Bằng cách xem xét PI, ta có thể biết các thông tin cơ bản về hàng hóa như mẫu mã, số lượng, tổng giá trị hoặc đơn giá của sản phẩm.

Tuy PI chứa những thông tin tương đương với hóa đơn chính thức, nhưng nó không có giá trị thanh toán hay nhận tiền. Thay vào đó, PI thường được sử dụng để người bán cam kết về sản phẩm và cung cấp thông tin mua hàng cho người mua, bao gồm cả thông tin về giá cả.

Khi có PI, người mua và người bán tiếp tục thương lượng và thảo luận để thống nhất các điều khoản trong hợp đồng. Cả hai bên có thể điều chỉnh và bổ sung thông tin trong PI cho đến khi đạt được thỏa thuận phù hợp cho cả hai bên.

Nội dung của Proforma invoice

Hóa đơn proforma thường chứa các thông tin cơ bản sau:

  • Thông tin về Người bán và Người mua: Bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của cả hai bên.
  • Ngày lập hóa đơn: Thời điểm tạo hóa đơn Proforma.
  • Số hóa đơn: Số định danh của hóa đơn.
  • Danh sách Sản phẩm/Dịch vụ: Mô tả chi tiết từng sản phẩm hoặc dịch vụ, bao gồm số lượng, đơn giá và tổng giá.
  • Các chi phí khác: Bao gồm thuế, phí vận chuyển, bảo hiểm (nếu có).
  • Tổng giá trị: thông thường là giá trị hàng hóa, bao gồm cả thuế và các chi phí khác.
  • Điều khoản và điều kiện: Các điều khoản giao dịch, bao gồm cả điều kiện thanh toán và vận chuyển.
  • Thời gian giao hàng dự kiến (ETD): Dự kiến thời điểm hàng hóa sẽ rời khỏi nơi gửi.

Thời điểm phát hành Proforma invoice

Thời điểm phát hành Proforma Invoice không có quy định cụ thể, vì không bắt buộc bên bán phải cung cấp. Tuy nhiên, việc cung cấp PI có thể thúc đẩy quá trình giao dịch trở nên nhanh chóng và thuận lợi hơn.

Các trường hợp phát hành Proforma Invoice:

  • Trước khi giao hàng: Người bán cung cấp PI cho người mua về thông tin liên quan đến lô hàng trước khi hàng hóa được chuyển giao.
  • Cần xác nhận giá trị lô hàng: Người bán cần các tài liệu xác nhận về giá trị lô hàng để thực hiện các thủ tục hải quan theo quy định cụ thể của các quốc gia.
  • Khi thông tin hoặc điều kiện còn thiếu: Khi chưa có đủ thông tin cần thiết hoặc chưa đáp ứng đầy đủ điều kiện để phát hành Commercial Invoice. PI được sử dụng để bên mua và bên bán thảo luận và điều chỉnh thông tin trước khi phát hành Commercial Invoice chính thức.

Qua PI, hai bên đối tác thường có thể thảo luận và điều chỉnh các điều khoản và thông tin cần thiết trước khi chính thức phát hành hóa đơn thương mại. Điều này giúp tạo ra sự linh hoạt và sự rõ ràng trong quá trình giao dịch.

Proforma Invoice là gì

Mục đích sử dụng Proforma invoice là gì?

Proforma Invoice được phát hành với những mục đích sử dụng cụ thể như:

Chứng từ cho việc xin giấy phép và ghi chú ngoại tệ: Nó có thể được sử dụng làm bằng chứng để đề xuất và lấy giấy phép xuất khẩu hoặc ghi chú ngoại tệ khi giao dịch quốc tế.

Chứng từ kê khai hàng hóa cho việc trưng bày: Trong trường hợp sản phẩm được nhập khẩu để tham gia triển lãm, hội chợ, Proforma Invoice được sử dụng để kê khai hàng hóa nhập khẩu vào đất nước đó.

Chứng từ gửi kèm hàng hóa bán theo phương thức đại lý hoặc xuất khẩu: Đôi khi, khi hàng hóa được gửi đi bán ở nước ngoài thông qua đại lý hoặc một người mua, Proforma Invoice có thể được gửi kèm để cung cấp thông tin chi tiết về đơn hàng.

Thay thế cho đơn chào hàng: Đôi khi, Proforma Invoice cũng có thể được sử dụng như một phiên bản đơn giản của đơn chào hàng, cung cấp thông tin về sản phẩm, giá cả và điều khoản để gửi đến khách hàng hoặc đối tác thương mại.

Phân biệt Proforma invoice và Commercial Invoice

Proforma Invoice và Commercial Invoice (CI) là hai loại giấy tờ quan trọng trong hoạt động thương mại, đặc biệt là trong xuất nhập khẩu, với những điểm khác biệt cơ bản như sau:

Thời điểm phát hành: Proforma Invoice được phát hành trước khi hàng hóa được gửi đi, trong khi CI được phát hành sau khi hàng đã được gửi hoặc đóng container.

Nội dung: CI thường có nội dung chính xác và đầy đủ hơn về lượng hàng và số tiền thanh toán. Trong khi đó, PI có thể có nhiều điều khoản linh hoạt hơn và thường dùng để thảo luận và điều chỉnh trước khi có CI chính thức.

Tính cam kết: CI là chứng từ xác nhận giao dịch mua bán chính thức, trong khi PI chỉ là sự cam kết ban đầu của người bán gửi tới người mua.

Hạch toán: CI được sử dụng để hạch toán kế toán của cả người mua và người bán, trong khi PI không có chức năng này.

Về yêu cầu hải quan ở Việt Nam, thường yêu cầu Commercial Invoice để làm thủ tục hải quan. Proforma Invoice không sử dụng, tuy nhiên trong một số trường hợp cụ thể, Proforma Invoice có thể được sử dụng thay thế cho Hợp đồng thương mại để giải thích chi tiết với hải quan khi cần thiết.

Proforma Invoice là gì

Proforma invoice có thể thay thế hợp đồng không?

Hóa đơn proforma (proforma invoice) không thể thay thế cho một hợp đồng. Proforma invoice chỉ đơn giản là một dạng báo giá hoặc đề xuất giao dịch, không tạo ra nghĩa vụ pháp lý đối với bất kỳ bên nào. Proforma invoice chỉ bao gồm các thông tin về giao dịch như thông tin sản phẩm, số lượng, giá trị, phương thức, điều kiện thanh toán, giao hàng. 

Ngược lại, hợp đồng là một thỏa thuận hợp pháp giữa hai hoặc nhiều bên, tạo ra nghĩa vụ pháp lý cho mỗi bên phải thực hiện những điều đã thỏa thuận. Hợp đồng là văn bản chi tiết về các điều khoản, thể hiện cụ thể tính pháp lý, ràng buộc giữa các bên về những gì đã thỏa thuận. 

Do đó, tuy hoá đơn proforma có thể đóng vai trò quan trọng trong quá trình thương lượng và lập kế hoạch cho một giao dịch, nhưng nó không có khả năng thay thế hợp đồng trong việc tạo ra các nghĩa vụ pháp lý rõ ràng và chi tiết giữa các bên.

Một số lưu ý

Hóa đơn proforma có thể được sửa đổi trong một số trường hợp nhất định:

Điều chỉnh giá cả: Bên mua có thể yêu cầu sửa đổi giá cả nếu họ cảm thấy giá đưa ra trong Proforma Invoice quá cao hoặc không phù hợp với thị trường.

Thay đổi thời gian nhận hàng: Nếu bên mua muốn nhận hàng sớm hơn hoặc muộn hơn so với thời gian ban đầu được ghi trong Proforma Invoice, họ có thể yêu cầu thay đổi thông tin này.

Thay đổi thông tin về lô hàng: Bên nhập khẩu có thể muốn điều chỉnh các thông tin liên quan đến lô hàng, như thay đổi mẫu mã, số lượng sản phẩm, hoặc các chi tiết khác liên quan đến lô hàng.

Điều chỉnh phương thức vận chuyển: Nếu bên mua cảm thấy không hài lòng với phương thức vận chuyển được đề xuất ban đầu, họ có thể yêu cầu thay đổi phương thức này trong Proforma Invoice.

Proforma Invoice là gì

Những thông tin trên bài viết trên đã góp phần giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về Proforma Invoice là gì và các thông tin liên quan đến hóa đơn chiếu bạ. Nếu có vấn đề thắc mắc, hãy liên hệ với chúng tôi ngay. Đừng quên theo dõi trang web Expander Logistics để biết thêm nhiều thông tin hay ho nhé. 

Thông tin liên hệ

Công ty EXPANDER Logistics

Mr. Kenny Pham

Tel/Zalo: 0967013690

Địa chỉ: 146, Đường 16, Khu đô thị Vạn Phúc, Hiệp Bình Phước, Thủ Đức, Tp Hồ Chí Minh

Facebook: https://www.facebook.com/expanderlogisticsvn

Website: https://www.expanderlogistics.com

Bài viết liên quan:

Phytosanitary là gì? Thủ tục xin cấp Phytosanitary

Vai trò của ngành logistics

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Scroll to Top